App a medida · 2026
A1Flow: facturas a contabilidad
Asesoría laboral, fiscal y contable. Por privacidad de la asesoría y de sus clientes no se muestran capturas reales de la aplicación.
Convierte facturas en PDF o foto en libros de IVA, asientos contables y exportaciones listas para importar en CONTASOL y Contasimple. Un LLM extrae los datos; las reglas contables deciden si son fiables.
- React
- TypeScript
- Fastify
- Document AI
- Gemini
- ExcelJS
El problema
Cada trimestre, la asesoría tecleaba a mano cientos de facturas de sus clientes en el programa de contabilidad. Cuatro cosas lo hacían difícil de automatizar.
Horas de tecleo repetitivo
Fecha, número, NIF, bases, tipos de IVA, retenciones… factura a factura.
Documentos caóticos
Escaneos, fotos de móvil, PDF con varias facturas dentro, rectificativas, suplidos, inversión del sujeto pasivo, NIF extranjeros.
Formatos de importación estrictos
CONTASOL y Contasimple solo aceptan Excel con columnas, códigos y numeraciones exactas. Un error y la importación falla o descuadra.
Empresas y autónomos, distintos
Los autónomos llevan otros libros, y hay que saber si un gasto es deducible según su actividad.
El proceso
- Fase 1
Entender la asesoría
Sentarme con el equipo para ver una factura de principio a fin y qué espera CONTASOL en cada columna.
- Fase 2
Pipeline de extracción
Separar, leer, extraer con un LLM y validar con reglas contables.
- Fase 3
Revisión humana
Las que no cuadran quedan en «Revisión requerida» y se corrigen con el PDF al lado. El resto pasa sola.
- Fase 4
Exportadores contables
Libros de IVA, terceros, diario en partida doble y registros de autónomos, a partir de las plantillas oficiales.
- Fase 5
Producción
Servidor Windows de la asesoría con Caddy y HTTPS automático, en uso desde el primer mes e iterado cada semana.
De PDF a fila de Excel
El personal sube los PDF o las fotos de las facturas de cada cliente. La aplicación las separa, las lee, extrae los datos fiscales, da de alta clientes y proveedores y genera los Excel que el programa de contabilidad importa directamente.
La pieza que lo hace fiable no es el modelo de lenguaje sino lo que viene después: si los importes no cuadran, la factura no se da por buena.
- 01PDF o foto subidosen cola, para subidas masivas
- 02Separaciónuna factura por documento, aunque vengan juntas
- 03Lectura
Capa de texto del PDF
Facturas digitales: alrededor del 70 %, sin OCR de pago
Document AI (OCR)
Escaneos y fotos
- 04Extracción con LLMa JSON estructurado
- 05Validación contablebase + IVA − retención = total · NIF · total presente en el texto
No cuadra
Se reprocesa con OCR y, si sigue sin cuadrar, va a revisión
Cuadra
Alta automática de cliente o proveedor, y detección de duplicadas
- 06Excel para CONTASOL o Contasimple
El modelo
Sin base de datos: todo el estado vive en ficheros JSON con escrituras atómicas y bloqueos por recurso. Para un único servidor en la oficina es suficiente, y es trivial de respaldar.
Entran los trabajadores de la asesoría, con perfiles de administrador y desarrollador, y los propios clientes, que solo pueden leer sus facturas.
Las reglas que complican el problema
Leer una factura sencilla es fácil. Estas son las que no lo son, y cada una cambia qué se escribe en el libro y en el diario.
Varios tipos de IVA
Una sola factura genera varias líneas en el libro y varios apuntes en el diario.
Rectificativas y abonos
Importes en negativo, referencia a la factura original y tratamiento propio en el diario.
Retenciones, suplidos e inversión
Cada uno cambia qué cuentas se usan y cómo se cuadra el total.
Numeración enlazada
El código del asiento en el diario debe coincidir con el del registro en el libro de IVA, o CONTASOL no los relaciona.
Gastos no deducibles
Según la actividad de la empresa o el autónomo, se marcan los gastos que no tienen relación con el negocio.
Estados con tilde
«Revisión requerida» frente a «revision»: un fallo silencioso que tuvo un botón deshabilitado durante meses, hasta normalizar los diacríticos en todas las comparaciones.
El proyecto en cifras
- 8formatos de exportación contable
- 2programas de contabilidad
- 70 %de facturas leídas sin OCR de pago
- 70tests automáticos
- 30.000líneas en 87 archivos y 43 commits
- 4meses, en producción desde el primero
Qué me llevo
Medir antes de optimizar
Antes de cambiar el OCR, un script comparó las vías sobre facturas reales: en digitales, el texto del PDF acertaba el 85,9 % frente al 84,6 % del OCR. La opción barata era también la mejor.
El LLM propone, las reglas deciden
El modelo extrae; la validación de importes y NIF decide si la factura es fiable o va a revisión.
El formato de importación es el contrato
Cada exportador tiene tests contra las plantillas oficiales, porque un Excel casi correcto no sirve.
Autorización siempre en el servidor
Y URLs firmadas de corta duración para ver los PDF de las facturas.
¿Y en tu caso?
¿Tu despacho sigue tecleando facturas a mano?
O tu programa de contabilidad necesita un formato de importación concreto que nadie te genera. Cojo proyectos freelance compatibilizándolos con mi trabajo, y si me lo cuentas te digo con franqueza si te puedo ayudar.
Cuéntame tu caso →